問題社員に対する対応①
第１ はじめに
一定規模以上の会社であれば、問題のある従業員が必ずいると思います。いざ採用したものの、実際に仕事をしてもらうとその従業員が「遅刻や欠勤がとても多い」とか「周囲の人との協調性がまったくない」というようなことはしばしば起こります。
雇用主の中には、このような問題社員がいることは認識しているものの、「どう対応していいのかわからない」「厳しく注意をしたりすると職場の雰囲気が悪くなりそう」などと放置している方もいるかもしれません。しかし、まじめでやる気のある従業員は問題社員が放置されているのを見てどう感じるでしょうか。「自分はまじめに働いているのに、まじめに働いていないあいつと同じ給料なんてやってられない」と考えてしまいますよね。まじめでやる気のある従業員のモチベーション維持のためにも、時には毅然とした対応をとることが必要です。
もっとも、日本の雇用システムの下では解雇が厳しく制限されていますので、「問題社員がいる→いきなり解雇」という流れはとれません。そこで、このコラムとコラム「問題社員に対する対応②」では、問題社員に対する対応を具体的に検討していきます。
第２ 具体的なケースの検討
＜ケース１＞
遅刻や欠勤が多い。
１ 問題点
このケースでは、仕事内容以前の問題として、「遅刻をしない」「欠勤をしない」という基本的な部分に問題がありますので、問題度は高いといえます。
遅刻や欠勤は他の従業員も認識しやすいため、職場のモラル維持のためにも放置するのは適切でありません。
２ やるべきこと
? 口頭で注意をする
いきなり懲戒などの厳しい対応をとるのではなく、まずは口頭で注意をしましょう。その際にひとつ気をつけてほしいのは、口頭の注意は形に残らないので、きちんと記録化しておく必要があるということです。具体的には、注意をした上司が、「何月何日何時頃、どういう注意をした。それに対し、問題社員は○○と返答した。」という内容の業務報告書を作成したり、従業員に始末書を書くことを要求したりしておきましょう。
なお、他の社員が見ている前で注意をすると、後にパワハラであると反論される危険があるので、避けるべきです。小さい会議室等の別室に呼出し、会社側２人で問題社員に注意を行うのがよいと思います。
? 文書で厳重注意をする
口頭の注意で改善がされない場合には、文書による注意を行います。
? 人事考課制度上の対応
配転、懲戒、昇給据置きなど人事考課制度上の対応をとることはもちろん可能ですが、この対応のみでは問題の是正が図れないため根本的な解決にならないとも考えられます。
? 退職勧奨、解雇
文書による厳重注意によっても改善がされない場合、雇用主としては、懲戒にとどまらず会社をやめてもらうことまでも考える必要があるでしょう。そこで、退職勧奨、解雇というより厳しい対応を考えざるをえません。ただ、解雇は退職勧奨による自主的な退職に比べ、後に紛争になる確率が格段に高いといえます。ですから、できる限り退職勧奨によって合意退職を目指すべきです。
なお、退職勧奨については、「退職に関する問題点」というコラムの中で詳しくお話しましたので、そちらを参照してください
＜ケース２＞
遅刻や欠勤はなく、仕事もミスが少ないが、他の社員のミスを責め立てるなど、他の社員との協調性がない。
１ 問題点
このケースでは、問題社員個人の仕事の結果自体は問題がないといえるかもしれません。しかし、会社という組織に属し、共に仕事をしている以上、他の社員との協調性は重要な要素といえます。協調性がない従業員が職場にいると、職場の雰囲気が悪くなり、ひいては職場全体の生産性が落ちることにもなりますので、他の社員との協調性がないことの問題度は高いでしょう。
２ やるべきこと
? 事実関係の確認
協調性がないことを当該従業員に指摘すると、「自分が正しく、上司や同僚が間違っている」という反論がされることがよくあります。
そこで、問題が起きた段階で、事実関係をしっかり調査して明らかにしたうえで、対応を進めることが必要です。
? 禁止行為の通知・誓約
事実関係の正確な確認ができたら、書面で禁止行為を通知し、誓約書の提出を求めます。
以下、いくつか対応の注意点をあげておきます。
①書面を通知する場所
＜ケース１＞と同じように、会議室等の別室に呼び出して行うのがよいでしょう。
②禁止行為の通知は書面を渡すことが重要なのではなく、内容を伝えることが重要
＜ケース２＞のような問題社員に禁止行為通知の書面を渡そうとすると、書面を受け取らなかったり、受け取ったものの読まずに破り捨てたりするという事態が起こりえます。
もっとも、書面は「渡す」行為自体に意味があるのではなく、内容を「伝える」ことに意味があるのです。そこで、交付する直前に書面を読み上げてください。そうすれば、その後問題社員が受け取りを拒否しようが、破り捨てようが内容は従業員に伝わっていますので、何ら問題は生じません。
③反論は書面でしてもらう
簡単な議論であればかまいませんが、エキサイトして口論になるようでしたら書面での反論を求めてください。そうすることで、後に「言った、言わない」という無駄な争いになることも避けられます。
